Créer une association enregistrée (eingetragener Verein, ou e.V.) est une forme juridique couramment utilisée en Allemagne pour mener des activités collectives à but caritatif, social ou culturel. Toutefois, cela implique de respecter de nombreuses exigences juridiques et formelles. Le présent article propose un aperçu pratique des étapes essentielles et des obligations liées à la création et à la gestion d’une association enregistrée, conformément aux dispositions du Code civil allemand (BGB) et aux règles fiscales.
1. Conditions requises pour la création d’une association
Selon l’article § 56 BGB, la création d’une association enregistrée nécessite au minimum sept membres, qui doivent en général être majeurs et juridiquement capables. En cas de représentation par une personne morale, l’article § 181 BGB doit être respecté : un représentant ne peut agir à la fois pour lui-même et pour la personne morale que s’il est expressément autorisé à le faire.
2. Les statuts comme « constitution » de l’association
Les statuts (Satzung) sont le document fondamental de l’association et doivent impérativement contenir certaines mentions obligatoires, conformément aux §§ 57 et 58 BGB :
- Nom et siège de l’association
- Objet de l’association
- Mention de l’inscription au registre des associations
- Modalités d’entrée et de sortie des membres
- Cotisations des membres
- Composition et durée du mandat du bureau
- Convocation et prise de décisions lors des assemblées générales
- Rédaction des procès-verbaux par le président ou le secrétaire de séance
L’absence ou l’insuffisance de ces éléments peut entraîner le rejet de l’enregistrement par le tribunal (§ 60 BGB). En cas de modification des statuts, le texte complet actualisé doit être présenté (§ 71 BGB).
3. Documentation de la création
La création doit être formalisée dans un procès-verbal fondateur, mentionnant l’adoption des statuts et l’élection du bureau (§ 59 al. 2 BGB). Les statuts doivent être datés et signés par au moins sept membres fondateurs (§ 59 al. 3 BGB).
4. Reconnaissance d’utilité publique – Consultation préalable avec l’administration fiscale
Si l’on souhaite obtenir le statut fiscal d’utilité publique (§§ 51 et suivants AO), il est conseillé de consulter l’administration fiscale avant la création. Cette demande se fait de manière informelle, avec en pièce jointe un projet de statuts. Après la création, une demande officielle de reconnaissance peut être déposée (§ 60a AO).
5. Enregistrement au registre des associations
L’enregistrement doit être effectué par les membres du bureau ayant pouvoir de représentation (§ 77 BGB), avec une légalisation notariée des signatures. Les documents suivants doivent être fournis :
- Copie des statuts
- Procès-verbal de fondation (y compris l’élection du bureau)
Un seul membre du bureau disposant du pouvoir de représentation exclusive peut effectuer l’enregistrement.
6. Obligation de notifier les changements
Les modifications suivantes doivent être déclarées au registre des associations :
- Changement de membres du bureau (§ 67 BGB) : fournir le procès-verbal de l’élection ; une réélection peut être notifiée de manière informelle.
- Modifications des statuts (§ 71 BGB) : joindre le procès-verbal de la décision ainsi que la version complète mise à jour des statuts.
Ici aussi, les signatures doivent être légalisées par un notaire.
7. Exigences concernant les procès-verbaux d’assemblée générale
Un procès-verbal conforme au droit doit contenir :
- Nom de l’association, lieu et date de l’assemblée
- Nom du président de séance et du secrétaire
- Nombre de membres présents
- Convocation régulière de l’assemblée
- Ordre du jour (annoncé dans la convocation)
- Constatation du quorum
- Texte et résultats des votes sur les décisions
- Informations personnelles des personnes élues (nom, date de naissance, domicile)
- Texte exact des articles modifiés (en cas de modification des statuts)
Le procès-verbal doit être signé conformément aux statuts.
8. Obligation de déclaration sans délai
Le bureau est tenu de transmettre toute déclaration au registre des associations sans délai. En cas de manquement, le tribunal peut imposer des amendes (§ 77 BGB). La soumission peut se faire par voie papier, bien que certains Länder acceptent également la forme électronique (§ 14 FamFG).
Conclusion : Sécurité juridique par la rigueur et le conseil
La création et la gestion d’une association enregistrée impliquent de nombreuses obligations légales et formelles. Une rédaction rigoureuse des statuts, une documentation interne soignée et la déclaration dans les délais des modifications sont essentielles à une structure associative conforme au droit.
En particulier, pour obtenir la reconnaissance d’utilité publique, il est crucial d’harmoniser le projet avec les exigences légales dès le départ.
Remarque : Cet article ne prétend pas à l’exhaustivité et ne constitue pas un conseil juridique individuel. Il est destiné exclusivement à l’information générale. Pour des cas particuliers, veuillez consulter un avocat.
Si vous avez besoin de conseils juridiques, n’hésitez pas à contacter le cabinet d’avocats hambourgeois BALIN LEGAL à l’adresse info@balin-legal.de.
